Бухгалтерия и делопроизводство, налоги и аудит, офис менеджмент, самые интересные и актуальные статьи.


Письмо-отказ.

Письмо-отказ оформляется на фирменном бланке компании, на котором, как правило, указаны все реквизиты, включая номера телефонов, и призвано, несмотря на содержащийся в нем отказ, донести до получателя информацию в корректной форме, чтобы не испортить отношения с постоянными или потенциальными клиентами.

Письмо-отказ является деловым документом, поэтому, как и вся деловая переписка, в обязательном порядке регистрируется в журнале исходящей документации и один экземпляр сохраняется в специальной папке на бумажном носителе, даже в том случае, когда отказ направляется адресату в электронном варианте.

При написании письма-отказа обязательно придерживаться основных общепринятых принципов оформления деловых писем. Прежде всего, язык письма должен быть простым и понятным адресату, не стоит употреблять в тексте специальную и тем более узкоспециальную лексику, сокращения и аббревиатуры.

Не следует начинать письмо конкретно с отказа. Лучше постепенно, используя нейтральный подход, объяснить причину или причины, по которым та или иная просьба получателя письма не может быть удовлетворена.

Иногда, преследуя цель каким-то образом смягчить ситуацию, в письме-отказе используется прием обещания, указывающий на возможность удовлетворения просьбы. Этого ни в коем случае делать нельзя, иначе может возникнуть некоторое недопонимание со стороны адресата, поскольку письмо не будет расценено как отказ и вероятность получить новое обращение или просьбу значительно возрастет.

Совсем необязательно давать пространные объяснения причин отказа, достаточно просто перечислить их. При написании письма-отказа лучше избегать общих фраз и ссылок, краткое изложение конкретных фактов вызывает гораздо больше доверия.

Концовка письма-отказа должна быть позитивной, может содержать совет обратиться в другую компанию, где более выгодные условия и менее жесткие требования, но, в то же время, в письме должно быть указание на возможное продолжение сотрудничества.

И еще одно важнейшее требование к составлению деловой переписки – письмо должно быть написано стилистически и грамматически правильно.





Разделы
Образцы служебных писем

Разрешается использование материалов сайта с указанием прямой ссылки : Бланки. Договора. Документы.

Rambler's Top100