Письмо-жалоба.
Письмо-жалоба это деловое письмо с претензиями к поставщику товаров или услуг по поводу их качества. Жалобу пишут покупатели при неудовлетворенности продуктами, различными товарами, сервисом, доставкой, которые предоставила компания.
Письма-жалобы можно отправлять в электронном виде, если претензии незначительные, а при серьезных проблемах лучше отсылать в конверте по почте.
Первой целью написания таких писем является улучшение качества товара или услуги, устранение неполадок и проведение проверки, а второй – возмещение стоимости.
Перед началом составления желательно убедиться, что вы правы и претензии обоснованные. Если действительно обнаружена причина жалобы, то об этом лучше написать сразу.
Никогда не следует просить прощения в письме, так как это значительно ослабит вашу позицию и будет меньше шансов удовлетворить свою цель.
При написании письма-жалобы лучше придерживаться формального стиля, чтобы подчеркнуть серьезность своих намерений.
Вначале излагается суть самой жалобы и необходимая информация о товаре или услуге, опираясь на конкретные факты: дата, оплаченная сумма или номер заказа, полное название товара. Можно сравнить обещанные обязательства фирмы с возникшими реальными обстоятельствами. Для большей эффективности допускается описывать причины, вызвавшие такие претензии. Опишите и собственные предпринятые действия по отношению к возникшей проблеме.
После сути изложенного материала, указываются пожелания и требования по поводу решения возникшей ситуации: разъяснения, компенсация, возмещение материальных или моральных издержек, устранение неполадки или замена товара.
Можно сообщить о дополнительных мерах, которые будут приниматься в случае неудовлетворения жалобы, но в пределах делового этикета, не стоит грубить. Если есть копии документов, их можно приложить к жалобе.
В конце письма жалобы должны быть подпись адресата, его ФИО, должность и обратный адрес.