Что такое документооборот?

Документооборот – определенное «движение» всей документации на предприятии любого вида, со времени ее создания или же получения до прекращения исполнения или передачи.

Документооборот в каждой организации проходит определенную последовательность этапов: первичная обработка поступившей документации; изначальное рассмотрение документации; процесс регистрации; изучение документов руководствующими лицами организации; направление на исполнительный процесс; контроль исполнительных работ.


Первичная обработка поступившей документации. На первом этапе все поступившие в организацию документы проходят проверку на правильность доставки. Все конверты проходят процедуру вскрытия, за исключением личных писем, на них нанесена пометка «лично». Далее документы проходят проверку на правильность адресации, которая вложена в конверт. После этого происходит сортировка на регистрируемую и не регистрируемую документацию. На регистрируемом документе ставится специальная отметка с названием фирмы, получающей этот документ, номером входящей документации и числом поступления.

Далее документ проходит второй этап - изначальное рассмотрение документации. На этом этапе документация «фильтруется» секретарем – референтом, так как в руки руководителю должны поступать только важные документы. Остальная наименее важная документация откладывается до передачи ее заместителю руководителя.

После этого происходит регистрация документов. На этом этапе происходит присвоение документу номера, после чего происходит краткая запись данных документов с проставлением этого номера на нем. Процесс регистрации необходим для полного обеспечения максимальной сохранности документации, быстрого поиска, контроля и учета.

Далее идет процесс изучения документов руководствующими лицами организации. На этом этапе документ проходит процесс рассмотрения и принятия решения руководящим лицом. Руководитель должен назначить исполняющее лицо, сделать указания и определить сроки на исполнение.

Далее происходит направление на исполнительный процесс. Процесс исполнения указаний руководитель выполняется исполняющим данные обязанности лицом в месте с сотрудниками, назначенными руководителем. Все материалы, в процесс продвижения данного процесса, передаются в руки секретаря – референта для проверки правильного оформления. В противном случае документация будет возвращена исполнителю. Далее документ поступает на подпись руководителю. После происходит контроль исполнительных работ. Здесь происходит проверка соблюдения исполнительных сроков, урегулирования хода и анализа исполнительных результатов документации.