Письмо-подтверждение.

Письмо-подтверждение является служебным письмом, в котором отправитель уведомляется о получении различных сведений, документов, ценностей, фактов, действий.

Предметом подтверждения могут выступать различные переводы, письма, бандероли, грузы, прейскуранты, каталоги, телеграммы, образцы изделий, факты телефонного разговора, важная корреспонденция.

Цель письма - донести отправителю информацию об успешном получении переданных материалов или информации (о выполнении достигнутых раньше договоренностей).

Письмо-подтверждение свидетельствует о глубоком внимании, уважении к своему партнеру и является проявлением по отношении к нему вежливости. Такое служебное письмо часто является гарантией оговоренных раньше условий или предварительно данных обещаний. Написать его можно на специальном бланке или обычном плотном и чистом листе А4.

Текст по содержанию такого письма является довольно простым. Его следует писать в корректной форме, логично и последовательно. Не стоит употреблять разные толкования, а писать только по существу. Все должно быть изложено лаконично, четко и понятно.

При его изложении желательно кратко описать содержание того письма, на которое ссылаются для того, чтобы сразу было понятно получателю, о каком именно письме идет речь. Если речь идет о подтверждении предварительной договоренности, то в тексте следует кратко написать ее суть.

Заканчиваться текст может какой-нибудь просьбой, замечанием, предложением, пожеланием или указанием.

В письме подтверждении должны обязательно указываться все необходимые реквизиты организации, такие как ее наименование, справочные данные, код, регистрационный номер, идентификационный номер, адресат. В самом конце составитель указывает дату написания, ФИО и ставит свою подпись.