Письмо-запрос.

Письмо-запрос оформляется сотрудником предприятия, организации или учреждения, когда требуется информация, для принятия решения по тому или иному вопросу.

В нем, обычно, просят адресата проинформировать их о стоимости, технических характеристиках товара, наличии его на складе и сроках поставки. Иногда отправитель письма-запроса просит прислать ему образцы продукции, которую он хочет приобрести, или прайс-лист производимых товаров.

Письмо-запрос является коммерческим деловым письмом и предполагает официальный ответ (письмо-ответ). Составлять его нужно по правилам делового коммерческого письма с указанием всех необходимых в таких случаях реквизитов.

Письмо-запрос размещается на фирменном бланке предприятия и имеет следующую структуру:

дата документа и исходящий номер (при составлении письма-ответа нужно обязательно указывать номер и дату письма-запроса);

реквизиты отправителя и адресата (должность, фамилия, имя отчество);

заголовок письма-запроса, в котором должна отражаться суть осуществляемого запроса;

непосредственно обращение к адресату;

главная цель письма;

основная суть вопроса;

призыв к дальнейшему сотрудничеству и надежда на его плодотворность;

предварительная благодарность адресату за будущий ответ на письмо-запрос.

В конце письма нужно обязательно поставить подпись отправителя, указать его должность, фамилию, имя, отчество (как правило, таковым является руководитель организации, его заместитель или другое уполномоченное лицо). Не забудьте в письме-запросе очень четко отметить необходимость написания данного коммерческого документа, чтобы ваш призыв был принят и оперативно выполнен.

В некоторых случаях письмо-запрос может не носить коммерческий характер, это происходит, если сведения, запрашиваемые в письме, не касаются финансово-экономических вопросов. Например, письма-запросы могут составлять и отправлять работники милиции, прокуратуры, суда и т.д. Цель таких писем - получение информации некоммерческого характера.