Письмо-запрос.
Письмо-запрос оформляется сотрудником предприятия, организации или учреждения, когда требуется информация, для принятия решения по тому или иному вопросу.
В нем, обычно, просят адресата проинформировать их о стоимости, технических характеристиках товара, наличии его на складе и сроках поставки. Иногда отправитель письма-запроса просит прислать ему образцы продукции, которую он хочет приобрести, или прайс-лист производимых товаров.
Письмо-запрос является коммерческим деловым письмом и предполагает официальный ответ (письмо-ответ). Составлять его нужно по правилам делового коммерческого письма с указанием всех необходимых в таких случаях реквизитов.
Письмо-запрос размещается на фирменном бланке предприятия и имеет следующую структуру:
дата документа и исходящий номер (при составлении письма-ответа нужно обязательно указывать номер и дату письма-запроса);
реквизиты отправителя и адресата (должность, фамилия, имя отчество);
заголовок письма-запроса, в котором должна отражаться суть осуществляемого запроса;
непосредственно обращение к адресату;
главная цель письма;
основная суть вопроса;
призыв к дальнейшему сотрудничеству и надежда на его плодотворность;
предварительная благодарность адресату за будущий ответ на письмо-запрос.
В конце письма нужно обязательно поставить подпись отправителя, указать его должность, фамилию, имя, отчество (как правило, таковым является руководитель организации, его заместитель или другое уполномоченное лицо).
Не забудьте в письме-запросе очень четко отметить необходимость написания данного коммерческого документа, чтобы ваш призыв был принят и оперативно выполнен.
В некоторых случаях письмо-запрос может не носить коммерческий характер, это происходит, если сведения, запрашиваемые в письме, не касаются финансово-экономических вопросов. Например, письма-запросы могут составлять и отправлять работники милиции, прокуратуры, суда и т.д. Цель таких писем - получение информации некоммерческого характера.