Преимущества хранения документов вне офиса.

Сегодня все более популярными становятся услуги фирм, предоставляющих архивное хранение документов. Ведь архивное хранение документов вне офиса имеет ряд неоспоримых преимуществ – таких, как значительная экономия дорогостоящего офисного пространства, быстрый и удобный доступ к документам (особенно это важно при частых проверках, требующих выемки документов), обеспечение конфиденциальности хранения документов любого уровня секретности, доставка хранящихся бумаг в любое время по первому требованию клиента.


Перед тем, как сдавать документы на хранение, необходимо их подготовить. Опытный специалист поможет провести все необходимые операции, составить описи, систематизировать и упаковать документы, организует конфиденциальность вывоза документов к месту хранения.

При оформлении сдачи документов на хранение необходимо будет определить сроки хранения бумаг. Для того, чтобы правильно определить срок хранения тех или иных документов, будет проведена экспертиза ценности документов, как практическая, так и научная. При проведении экспертизы будут отобраны документы для архива и установлен срок их хранения: это может быть кратковременное хранение (от 1 года до 5 лет), долговременно хранение (более 10 лет), постоянное хранение (30-75 лет и больше).

Хранение документов вне офиса с использованием услуг соответствующих организаций дает гарантию сохранности, надежной правовой, экономической и технической защиты всей документации. Документы будут защищены от атак конкурентов, внезапных визитов контролирующих органов, рейдеров. Компания, которая хранит документы, предоставляет всем клиентам юридическую поддержку, и поэтому в случае визита контролирующих или правоохранительных органов сможет применить мотивированный отказ в выдаче документов.

Внеофисное хранение документов существенно экономит средства – ведь достаточно единожды сдать документы на хранение, оплатив услуги соответствующей организации и все: не нужно платить за аренду помещения под архив, выплачивать зарплату работникам архива.

Кроме того, все документы, сданные на хранение, будут четко классифицированы, сложены, сотрудники фирмы составят описи, систематизируют и упакуют все бумаги, и в случае необходимости они будут быстро доставлены на предприятие. Кроме оригиналов, возможна доставка копий или электронных версий любых документов на любых носителях.