Документооборот. Организация документооборота.

Документооборот - это движение документов с момента их создания до завершения исполнения, отправки или завершения дела. Прием, регистрацию и отправку корреспонденции осуществляет менеджер офиса или секретарь. При приеме корреспонденции проверяют правильность адресата, доставку и целостность конвертов, бандеролей.


Телеграммы, заказные и ценные письма получают под расписку. С пометкой "лично" не вскрывают. Проверяют наличие указанных документов, приложений, если оно отсутствует об этом сообщают отправителю письма. Конверты с приглашениями с рекламной продукцией не сохраняют, все остальное приобщают к документам.

Регистрация документов - это фиксация факта поступления или создания документа путем проставления на них даты, регистрационного номера и одновременной записи сведений о документе в журнале регистрации. В качестве регистрационных форм используются журналы регистрации входящей документации, исходящей документации, внутренней документации, а также используется компьютер.

Порядок исполнения документов. С резолюции руководителя, документ передается ответственному исполнителю под рассписку в журнале регистрации. Если документ должен быть исполнен несколькими исполнителями то оригинал первому, с обозначением копии - остальным. При рассмотрении поступивших документов, исполнитель обязан : выделить документы требующие срочного исполнения, вернуть ошибочно направленные ему документы. Состав документа должен быть обоснован, отредактирован, правильно оформлен и грамотно отпечатан. Затем проект документа согласуется с главным бухгалтером, юристом или другими заинтересованными должностными лицами. Дальше документ передается на подпись руководителю.

Контроль исполнения документов. Все зарегистрированные документы подлежат контролю исполнения, менеджером (уполномоченым сотрудником) контролирующим сроки исполнения. Они могут быть типовыми или индивидуальными. Индивидуальный срок исполнения указан на документе в резолюции руководитель.

Примеры типовых сроков исполнения :

письмо требующее ответа до 10 дней,

телеграмма от 2 до 5 дней,

заявления, жалобы - незамедлительно.

Если требуется дополнительная проверка то срок исполнения может быть продлен до 1 месяца.