Перемещение, хранение и утилизация документов.

Кадровое делопроизводство это не только ведение и учет трудовых отношений с работниками, но так же и особенности перемещения, соответствующее хранение (архивирование), проверка на ценность и своевременная утилизация документации.

Порядок хранения кадровой документации определяется статусом коммерческой организации. В случае если организация внесена в основные списки комплектации государственного архива, то документы не имеют права утилизировать, а подлежат прохождению надлежащему хранению.


По истечению сроков хранения документации назначается ценностная экспертиза для определения включения данной документации в Государственный Архивный фонд. Те же документы, которые не вошли в список ценных (признанных источником комплектования)по истечению срока хранения могут быть утилизированы организацией, либо храниться в соответствии с внутренними правилами организации.

Существует два вида хранения кадровой документации - текущее (с момента создания документа до передачи на хранение в архив) и последующее (составление номенклатуры дел и передача в архив).

Текущее хранение - это наличие соответствующих запирающихся шкафов (хранение документов, находящихся в работе) с последующим опечатыванием, наличие сейфа (хранение трудовых книжек работников, печатей организации, штампов и чистых бланков), компьютеры, которые в конце дня блокируются и отключаются, при возможности бумагорезательная машина для уничтожения черновиков и испорченных бланков.

Для последующего хранения документов назначается экспертиза оценки, определяется срок хранения в соответствии с законодательством. После процедуры экспертизы организация может уничтожить документы, у которых истек срок хранения. Утилизация оформляется как отдельный нормативный акт с подписью руководителя и передается на утилизацию с обязательным оформлением приемо-сдаточной накладной (дата сдачи, количество, вес). Погрузка и перемещение документации на уничтожение осуществляется под четким руководством сотрудника, обеспечивающего сохранность архивных документов.