Перемещение, хранение и утилизация документов по правилам ведения бухгалтерии.

В любом предприятии и организации составляется масса различных документов. И вопрос их хранения, перемещения и последующей утилизации, является насущным для каждого.


Итак, перемещение или документооборот бухгалтерских документов включает в себя, создание первичных учетных документов, а так же получение их от других организаций. Все движение первичных документов бухгалтерского учета, должно регламентироваться графиком документооборота. Данный график, описывает все движение документов с момента их получения и до факта передачи их на хранение. График документооборота бухгалтерии, составляется главным бухгалтером и предусматривает оптимальное количество исполнителей и подразделений, которые будут задействованы в схеме перемещения документов.

Следующие два момента, которых стоит коснуться, это хранение и окончательная утилизация документов бухгалтерии.

Хранение бухгалтерских документов на предприятии, подразумевает под собой следующий ряд моментов. Сроки обязательного хранения документов бухгалтерского учета, непременно определяются специальными нормативными, а так же законодательными актами установленными законом Российской Федерации. Данные сроки, обусловлены необходимостью руководителей предприятий и организаций периодически обращаться к документам несущим информацию о бухгалтерской и хозяйственной деятельности предприятия.

Так, сохранность документов первичного учета, отчетности и регистры бухгалтерского учета, требуется хранить по закону не менее 5 -ти лет. Оговорка при этом касается документов учетной политики срок хранения которых начинается с года, следующего за годом использования данных документов. Более конкретные сроки хранения документов бухгалтерского учета, а так же непосредственно перечень таких документов, указан в архивном законодательстве.

Законодательство, так же диктует нам, что хранение учетных регистров и первичных документов, а так же бухгалтерских балансов можно осуществлять в шкафах самой бухгалтерии. А вот бланки строгой отчетности, требуют хранения в сейфах. За сохранность бухгалтерских документов, отвечает главный бухгалтер. В случае отсутствия каких либо регистров бухгалтерского учета, накладывается штраф в размере от 5000 до 15000 рублей.

Утилизация документов происходит на основании решения руководителя организации. Всю ответственность за законное или не законное уничтожение документации бухгалтерии, так же понесет сам руководитель предприятия, принявшего данное решение. Утилизация документов, включает в себя три основных этапа, это выделение документов подлежащих уничтожению, составление акта на уничтожение документов, а так же непосредственная организация самого уничтожения.